Smart Working e Rischi VDT 2025: Guida Completa per il Datore di Lavoro
Smart working e telelavoro non sono sinonimi: conoscerne le differenze è fondamentale per ogni datore di lavoro che vuole gestire correttamente il lavoro da remoto ed evitare errori costosi.
Nel 2025, con l’uso intensivo dei videoterminali (VDT), aumentano anche le responsabilità in termini di sicurezza, salute e obblighi normativi.
In questa guida completa troverai spiegato in modo semplice cosa fare per proteggere i tuoi dipendenti e tutelare la tua azienda.
Smart Working e Telelavoro: differenze giuridiche e operative
Nel 2025, parlare di lavoro da remoto significa affrontare due concetti distinti ma spesso confusi: smart working e telelavoro. Per un datore di lavoro è essenziale conoscerne le differenze non solo terminologiche, ma soprattutto giuridiche e operative, poiché queste incidono direttamente su obblighi normativi, sicurezza, organizzazione del lavoro e gestione dei rischi.
Smart Working (o lavoro agile): flessibilità e autonomia
Lo smart working è regolato dalla Legge n. 81/2017, che lo definisce come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro caratterizzata da:
- assenza di vincoli di luogo, consentendo al lavoratore di svolgere le proprie mansioni ovunque (casa, coworking, sede aziendale alternativa, in mobilità)
- flessibilità oraria, con l’obiettivo di valorizzare i risultati piuttosto che la presenza fisica (Legge n. 81/2017; art 18, comma1)
Lo smart working richiede un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e lavoratore, nel quale vengono definiti obiettivi, tempi di disconnessione e modalità di esecuzione. Tuttavia, non implica l’obbligo per il datore di lavoro di fornire una postazione fissa o strutturata, né un controllo diretto delle condizioni di sicurezza della postazione di lavoro..
Telelavoro: struttura fissa e orari definiti
Il telelavoro, invece, rappresenta una forma di lavoro a distanza più rigida e strutturata. Non è regolato da una legge organica nazionale, ma trova la sua disciplina principalmente in accordi collettivi, di natura contrattuale. Il riferimento più rilevante è l’Accordo Interconfederale del 9 giugno 2004, che ha recepito in Italia l’Accordo Quadro Europeo sul Telelavoro del 2002. Tale accordo, vincolante per le parti che lo hanno sottoscritto e per i contratti collettivi che lo richiamano, definisce i principi fondamentali che distinguono il telelavoro rispetto allo smart working. Si distingue per:
- una postazione di lavoro fissa presso il domicilio del lavoratore, concordata con l’azienda
- orari di lavoro definiti e regolari, simili a quelli svolti in presenza
- obblighi per il datore di lavoro, che deve fornire e mantenere le attrezzature, garantire l’assistenza tecnica e assicurarsi che l’ambiente sia conforme ai requisiti di salute e sicurezza
Rischi da Videoterminali (VDT): cosa dice la normativa
Con l’aumento esponenziale dello smart working, l’uso prolungato dei videoterminali,come computer, tablet e smartphone, è diventato una realtà quotidiana per milioni di lavoratori.
È quindi fondamentale che il datore di lavoro conosca i rischi associati all’uso di videoterminali e le proprie responsabilità, così come previste dalla normativa italiana.
La normativa di riferimento: D.Lgs. 81/2008, Titolo VII
Il Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81, noto come Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro, dedica al lavoro con videoterminali il Titolo VII (articoli 173-176). Qui sono sanciti gli obblighi specifici per il datore di lavoro quando un dipendente utilizza un videoterminale per almeno 20 ore settimanali.
Tra gli obblighi principali si trovano:
- la valutazione dei rischi con particolare attenzione alle condizioni ergonomiche della postazione di lavoro
- la garanzia di informativa adeguata e formazione specifica sui rischi connessi
- l’organizzazione di pause e cambi di attività per prevenire affaticamento visivo e disturbi muscolo-scheletrici
- la promozione di una corretta sorveglianza sanitaria, che deve essere attivata in presenza di condizioni di rischio specifiche o su richiesta del lavoratore
Problemi comuni legati all’uso dei videoterminali
L’uso continuativo di VDT può causare diverse problematiche, alcune facilmente riconoscibili, altre più insidiose perché si sviluppano lentamente:
- Affaticamento visivo e sindrome da visione al computer: irritazione, arrossamento, secchezza oculare, visione offuscata e mal di testa sono segnali tipici dovuti a condizioni di illuminazione inadeguata, riflessi sullo schermo o posture scorrette.
- Disturbi muscolo-scheletrici (DMS): dolori a collo, spalle, schiena, polsi e mani, spesso legati a posture scorrette o a sedute non ergonomiche.
- Rischi psicosociali: stress, senso di isolamento, difficoltà nel bilanciamento tra vita privata e lavoro, che possono aumentare in modalità smart working se non adeguatamente gestiti.
Indicazioni e buone pratiche INAIL 2023–2025 per il lavoro da remoto
Nel periodo 2023–2025 INAIL ha diffuso aggiornamenti e strumenti utili alla valutazione e gestione dei rischi anche nel contesto del lavoro agile, con attenzione particolare all’uso dei videoterminali (VDT). Dai materiali e dalle prassi emergono alcune raccomandazioni rilevanti:
- Adattare la valutazione dei rischi al contesto domestico o extra-ufficio, tenendo conto delle condizioni reali in cui il lavoratore opera;
- Favorire postazioni ergonomiche, oppure fornire indicazioni pratiche su come migliorarle con le risorse disponibili;
- Promuovere formazione e informazione mirate, per rendere il lavoratore consapevole dei rischi e capace di adottare comportamenti corretti in autonomia;
- Incoraggiare pause regolari e momenti di disconnessione, utili a prevenire affaticamento visivo e mentale, accompagnando queste pratiche con un monitoraggio proporzionato dello stato di salute.
Obblighi del datore di lavoro in smart working
Il datore di lavoro ha il dovere di garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti anche quando l’attività è svolta in modalità agile.
L’autonomia propria dello smart working non esonera infatti l’azienda dagli obblighi previsti dal D.Lgs. 81/2008, in particolare in materia di uso dei videoterminali, valutazione dei rischi, formazione, informazione e sorveglianza sanitaria quando necessaria. Inoltre, l’art. 22 della Legge 81/2017 stabilisce che il datore di lavoro deve consegnare annualmente al lavoratore agile un’informativa sui rischi generali e specifici connessi a questa modalità di lavoro.
Accanto agli obblighi del datore, anche il lavoratore agile è tenuto, ai sensi dell’art. 20 del D.Lgs. 81/2008, a prendersi cura della propria sicurezza e di quella delle altre persone presenti nell’ambiente di lavoro domestico o extra-ufficio, rispettando le istruzioni ricevute, utilizzando correttamente gli strumenti messi a disposizione e collaborando all’attuazione delle misure di prevenzione.
Particolare attenzione deve essere riservata ai lavoratori fragili o con condizioni di salute specifiche, per i quali vanno previsti supporti e adattamenti ragionevoli, anche alla luce della più recente giurisprudenza (Cass. n. 605/2025), che ha riconosciuto lo smart working come possibile accomodamento ragionevole per i lavoratori disabili.
1. Informativa sui rischi VDT
Il datore di lavoro è tenuto a fornire al lavoratore un’informativa chiara e completa sui rischi specifici legati all’uso prolungato dei videoterminali. Questa informativa comprende:
- Descrizione dei rischi principali (affaticamento visivo, disturbi muscolo-scheletrici, stress da sovraccarico lavorativo)
- Buone pratiche ergonomiche per l’allestimento della postazione di lavoro
- Indicazioni sulle pause e consigli per la gestione del tempo davanti allo schermo
- Modalità di segnalazione e gestione di eventuali problemi o malesseri legati all’attività
Il lavoratore, nello svolgimento della prestazione da remoto, è tenuto a collaborare con il datore di lavoro nell’attuazione delle misure di prevenzione e protezione predisposte, al fine di ridurre i rischi connessi all’attività svolta al di fuori dei locali aziendali.
2. Valutazione dei rischi e adattamento del DVR
Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) va aggiornato includendo anche i rischi legati al lavoro agile e all’uso dei videoterminali fuori sede. Nel caso dello smart working, il datore di lavoro non è tenuto a valutare le singole abitazioni dei dipendenti, ma deve considerare i rischi tipici di questa modalità: ergonomia della postazione, uso prolungato dei VDT e possibili effetti psicosociali.
A questo obbligo si affiancano alcune buone prassi che l’azienda può adottare per supportare i lavoratori:
- fornire linee guida pratiche per l’allestimento di una postazione ergonomica
- mettere a disposizione attrezzature idonee o, in alternativa, valutare eventuali contributi per l’acquisto di supporti ergonomici (obbligatori solo in caso di telelavoro, non di smart working)
- garantire, quando previsto dalla normativa, l’attivazione della sorveglianza sanitaria, con attenzione ai disturbi visivi, muscolo-scheletrici e agli aspetti psicosociali.
3. Sorveglianza sanitaria
Anche nel caso dello smart working, la sorveglianza sanitaria rimane un obbligo per il datore di lavoro quando la valutazione dei rischi evidenzia condizioni che possono incidere sulla salute dei dipendenti. Non si tratta di un adempimento formale, ma di uno strumento concreto per tutelare i lavoratori che utilizzano in modo prolungato i videoterminali o che presentano particolari fragilità.
Le visite mediche vengono effettuate sempre in presenza dal medico competente, come previsto dal D.Lgs. 81/08. Non è consentito ricorrere a controlli a distanza: il medico deve poter valutare direttamente le condizioni del lavoratore, verificare eventuali disturbi e fornire indicazioni personalizzate.
Il datore di lavoro ha il compito di convocare i lavoratori per gli accertamenti sanitari durante l’orario di lavoro, garantendo che la visita non comporti costi né disagi aggiuntivi. Questo vale anche per chi lavora da remoto: la sorveglianza sanitaria non viene meno solo perché l’attività si svolge al di fuori dei locali aziendali.
La sorveglianza sanitaria in smart working si concentra in particolare su:
- disturbi visivi legati all’uso prolungato dei videoterminali
- patologie muscolo-scheletriche dovute a posture scorrette o postazioni non ergonomiche
- aspetti psicosociali come stress, isolamento e difficoltà di bilanciamento tra vita privata e lavoro.
4. Fornitura di strumenti e attrezzature
Nel telelavoro, la gestione delle attrezzature è chiaramente definita: l’azienda si fa carico dell’acquisto, dell’installazione e della manutenzione di tutti gli strumenti utilizzati dal lavoratore, che restano di sua proprietà anche al termine del rapporto di telelavoro. Allo stesso modo, i costi operativi legati all’attività svolta da remoto sono sostenuti dal datore di lavoro (Accordo Interconfederale 2004, regole n. 3 e 4).
Nello smart working, invece, la normativa (L. 81/2017) non prevede un obbligo specifico di fornitura. In questo contesto, al datore di lavoro spetta comunque garantire che l’attività si svolga in condizioni sicure, fornendo un’adeguata informativa sui rischi connessi all’uso dei videoterminali. La scelta di consegnare attrezzature, riconoscere contributi o proporre linee guida ergonomiche rientra tra le buone prassi aziendali.
Nel contesto dello smart working, alcune aziende scelgono di adottare buone prassi aggiuntive, ad esempio fornendo sedie ergonomiche, monitor esterni o supporti regolabili. Si tratta però di iniziative volontarie, non previste come obbligo di legge, finalizzate a favorire condizioni di lavoro più confortevoli e a ridurre i rischi legati all’uso prolungato dei videoterminali.
Formato digitale o cartaceo?
In linea con la tendenza sempre più digitale dello smart working, l’informativa può essere fornita in formato digitale, per esempio via email, piattaforme intranet o sistemi gestionali aziendali. Tuttavia, è importante assicurarsi che il documento sia facilmente scaricabile e consultabile, e che il lavoratore possa conservarne copia.
In alternativa o in aggiunta, l’informativa può essere distribuita anche in formato cartaceo, specialmente nei casi in cui il lavoratore preferisca questa modalità.
Responsabilità del Datore di Lavoro: come gestirle
La gestione delle responsabilità legate allo smart working e all’uso dei videoterminali è un aspetto fondamentale per i datori di lavoro che vogliono operare nel pieno rispetto della normativa e tutelare la salute dei propri dipendenti, evitando potenziali sanzioni.
Come evitare sanzioni: checklist per la conformità
Per garantire la conformità alle normative vigenti e prevenire rischi legali, il datore di lavoro dovrebbe seguire una checklist chiara e puntuale:
- Valutare e aggiornare regolarmente il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) includendo i rischi da VDT e smart working
- Fornire informativa e formazione specifica e documentarne l’avvenuta erogazione
- Monitorare periodicamente il benessere dei lavoratori, anche tramite sorveglianza sanitaria se necessaria
- Assicurare la disponibilità di attrezzature ergonomiche e supportare il corretto allestimento della postazione di lavoro
- Gestire e archiviare tutta la documentazione relativa a formazione, informativa e controlli medici
- Favorire la comunicazione attiva con i lavoratori per la segnalazione di problemi o malesseri
Obblighi condivisi con il lavoratore agile
Lo smart working implica una collaborazione responsabile tra datore di lavoro e lavoratore. Il dipendente, infatti, ha l’obbligo di:
- Adottare comportamenti corretti e seguire le indicazioni ricevute sulle posture e le pause
- Segnalare tempestivamente eventuali problemi di salute o difficoltà nella postazione di lavoro
- Collaborare attivamente per il miglioramento delle condizioni di lavoro, anche a distanza
Questa cooperazione è fondamentale per una gestione efficace e sicura dell’attività da remoto.
Polizze assicurative: cosa copre l’INAIL nel lavoro da remoto
L’INAIL estende la copertura assicurativa agli infortuni e alle malattie professionali anche per i lavoratori in smart working, purché l’attività venga svolta nei luoghi concordati e nell’ambito dell’organizzazione aziendale.
È importante che il datore di lavoro:
- Comunichi correttamente le modalità di svolgimento del lavoro agile all’INAIL
- Assicuri che la postazione di lavoro rispetti i requisiti di sicurezza, anche a casa del dipendente
- Gestisca eventuali denunce di infortunio o malattia professionale secondo le procedure previste
Come documentare correttamente la formazione e l’informativa
La documentazione è un elemento chiave per dimostrare la conformità e tutelarsi in caso di controlli o contenziosi. Il datore di lavoro deve:
- Conservare registri delle attività formative con date, contenuti, partecipanti e attestati di partecipazione
- Archiviare copie delle informative consegnate ai lavoratori, anche in formato digitale
- Mantenere aggiornati i documenti relativi alla valutazione dei rischi e alla sorveglianza sanitaria
- Utilizzare strumenti digitali per facilitare l’archiviazione e l’accesso ai documenti
Una gestione ordinata e puntuale della documentazione facilita il monitoraggio continuo delle attività di prevenzione e tutela.
Check-list per il datore di lavoro
Gestire lo smart working in sicurezza non significa solo rispettare la normativa, ma organizzare in modo strutturato i principali adempimenti. Un datore di lavoro consapevole si assicura che:
- il DVR tenga conto dei rischi da videoterminale e lavoro agile,
- i dipendenti ricevano un’informativa chiara e una formazione aggiornata,
- la sorveglianza sanitaria sia attivata quando prevista,
- la postazione di lavoro sia sicura ed ergonomica,
- tutta la documentazione sia tracciata e facilmente consultabile.
Oggi, grazie agli strumenti digitali, questi passaggi possono essere gestiti in modo semplice ed efficace: piattaforme online consentono di erogare formazione, monitorare il benessere e archiviare documenti in maniera rapida e sicura.
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Ogni azienda ha caratteristiche specifiche e deve confrontarsi con obblighi normativi in continua evoluzione. Per questo motivo può essere utile un supporto qualificato che affianchi il datore di lavoro nell’applicazione corretta della normativa su smart working, telelavoro e rischi da videoterminale.
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